Pengembangan Sistem Informasi : Outsourcing VS Insourcing

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Saat ini pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan dalam persaingan bisnis . Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi perusahaan pada awalnya hanya sekedar memiliki sistem informasi yang dapat menunjang  aktivitas bisnis harian, namun bila bisnis terus tumbuh dan berkembang dan perubahan tersebut tidak dapat di penuhi oleh sistem informasi sebelumnya maka perlu di pertimbangkan kebutuhan sistem informasi yang dapat  mendukung perkembangan dan perubahan bisnis yang semakin cepat.

Sistem Informasi  yang digunakan perusahaan hendaknya dapat  menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Terkait dengan kepentingan tersebut di butuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengidentifikasi masalah dan kebutuhan perusahaan sehingga meminimalisir risiko dalam  proses pengambilan keputusan .

Dalam pekerjaan membuat suatu sistem informasi, perusahaan perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan tersebut seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.  Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan sistem informasi dalam perusahaan, yaitu pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing.. Dalam makalah ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan in-sourcing dan out-sourcing, keunggulan dan kelemahan in-sourcing dan out-sourcing serta alasan-alasan yang mendasari suatu perusahaan memilih pendekatan tersebut dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.

PENGERTIAN DAN DEFINISI

Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat manajerial  dan   kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan.

Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu

–          mengumpulkan,

–          mengolah,

–          menyimpan dan

–          menyebarkan  informasi .

Definisi Outsourcing

Pelimpahan suatu proses bisnis kepada pihak di luar organisasi yang dianggap mahir dibidang tersebut.  Perusahaan mengambil pendekatan ini untuk lebih fokus meningkatkan performa “core competency” perusahaan. Misalnya perusahaan konsultan keuangan dengan 100 karyawan, yang menyerahkan urusan terkait IT, termasuk penyewaan, pemeliharaan komputer, pembuatan program dan sebagai, kepada suatu perusahaan outsource IT, sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain.

Definisi In sourcing

Pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan in-sourcing adalah faktor biaya.

PEMBAHASAN

Pendekatan Outsourcing

Pendekatan outsourcing merupakan pengalihan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.  Pendekatan out-sourcing umumnya dilakukan karena faktor anggaran perusahaan yang terbatas.

Berikut ini adalah gambar diagram yang menunjukkan proses yang dilakukan lewat cara outsourcing.

Dengan outsourcing, perusahaan membeli sistem informasi yang siap pakai, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada agar dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan. Selain itu lewat perusahaan outsource perusahaan pengguna outsource dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut  adalah gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Keuntungan dari pendekatan outsourcing

Keuntungan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource dalam mengembangkan sistem informasinya adalah :

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya, karena pekerjaan telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat melakukan alih skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang
  4. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna.
  5. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
  6. Bahasa pemrograman dan database disesuaikan dengan software yang sudah ada, sehingga menjadi seragam
  7. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada, karena staff IT mengetahui source codenya. Dengan tambahan keuntungan yaitu ditangani oleh tim yang lebih profesional di bidangnya, sehingga software yang dikembangkan lebih bagus kualitasnya.
  8. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir

Kelemahan Pendekatan Outsource

Kelemahan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource antara lain :

  1. Biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri
  2. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  3. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  4. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  5. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Dari uraian diatas dapat di simpulkan bahwa penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan biaya hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Alasan Penggunaan Pendekatan Secara Outsourcing

Alasan menggunakan outsourcing adalah tercapainya efektifitas dalam pemberdayaan sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan dan perusahaan tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, Selain itu adalah memberdayakan anak perusahaan dan kesiapan menghadapi kondisi bisnis yang sulit diprediksi.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah :

  1. Harga.
  2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider.
  3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan.
  5. Pengalaman pihak provider outsource.
  6. Eksistensinya dan lain-lainnya.

Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah :

  1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing.
  2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada.
  3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak.

Pro dan Kontra Pendekatan Outsourcing

Dalam pemilihan pendekatan secara outsourcing tentunya terdapat perbedaan pendapat yang mendasarinya. Tabel yang disajikan berikut merupakan pro dan kontra dalam penggunaan pendekatan outsourcing.

Pro-Outsourcing Kontra-Outsourcing
    1. Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
    2. Dapat mengurangi biaya.
    3. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
    4. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
    5. Merupakan modernisasi dunia usaha.
    6. Efektivitas manpower.
    7. Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
    8. Memberdayakan anak perusahaan.
    9. Dealing with unpredicted business condition.
    1. Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
    2. Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
    3. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
    4. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.

Pendekatan Insourcing

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut.

Contohnya divisi keuangan suatu perusahaan membutuhkan sistim informasi untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi keuangan dan kedua divisi tersebut masih dalam perusahaan yang sama.

Berdasarkan penellitian Mary Amiti dan Shang-Jin Wei di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai tenaga  insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi melalui pendekatan in-sourcing

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.
  4. Kedekatan departemen IT dan end user akan mempermudah komunikasi dalam pengembangan sistem.
  5. Pengembangan sistem dilakukan oleh orang IT, sehingga penerapan software/hardware relative lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  6. Biaya yang lebih murah karena tidak ada kontrak dengan biaya yang besar pada implementasi sistem dengan outsourcing.
  7. Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem karena yang menangani masih dalam perusahaan yang sama .
  8. Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

Kelemahan Penggunakan in-sourcing

  1. Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.
  2. Mengurangi fleksibilitas strategi.
  3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
  4. Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.
  5. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
  6. Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.
  7. End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.

Alasan Perusahaan Menggunakan Pendekatan Insourcing

Keputusan insourcing diambil jika perusahaan membandingkan kelemahan dari supplier dalam menangani pekerjaan yang dilakukan.  Manajemen perusahaan memilih keputusan ini dikarenakan sumberdaya internal masih cukup mampu menangani pekerjaan tersebut baik secara finansial dan kapabilitas SDM internalnya.

KESIMPULAN

Pendekatan outsourcing dan insourcing memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing.   Kebijakan perusahaan dalam memilih kedua pendekatan tersebut  tergantung pada situasi perusahaan.

Adakalanya pula perusahaan tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus.  Contohnya bila suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek.  Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Hal lain adalah bila perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Pilihan insourcing sebaiknya dilakukan jika perusahaan melihat ketidakmampuan atau kelemahan pihak vendor yang akan melakukan pekerjaan tersebut dengan cara mencari informasi dari perusahaan lain yang telah menggunakanan jasa dan produk dari perusahaan outsource, selain itu perusahaan juga harus melihat ketersediaan SDM yang dapat menangani  pekerjaan atau proyek tersebut.

Pemilihan mengenai mana yang akan di gunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, jika pekerjaan tersebut tidak terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalan keluarnya.  Hal yang terpenting dari pemanfaatan perusahaan outsource adalah bentuk kontrak kerjasama yang dibuat oleh perusahaan pengguna dan perusahaan outsourcing agar kinerja dan kualitas sesuai dengan yang diharapkan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. A. 1999. Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. 4rd Edition. McGraw-Hill. New York.

http://en.wikipedia.org/wiki/Selfsourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://searchcio-midmarket.techtarget.com/sDefinition/0,,sid183_gci1000947,00.html#

http://www.taufik.staff.ugm.ac.id/images/file/Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt

http://www2.muw.edu/~stollison/fall2007/bu294/13_choices_and_tools_of_the_sdlc.doc

http://sabukhitam.com/blog/topic/

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-153

http://swa.co.id/2006/02/pentingkah-outsourcing-itutanya/;

Link terkait :

http://www.setiabudi.name/archives/115http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-87

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/comment-page-1/#comment-92

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html#comment-form

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-information-technology-benefits/#home

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-51

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-174

http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-988

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4275

http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-68

http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-66767

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1603

http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5156

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.