ERP (Enterprice Resource Planning) dan Implementasinya dalam Sistem Informasi

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ini terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Karakteristik Sistem ERP :

  1. Merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu fungsi ERP harus dapat melakukan :

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari

1. Presentation Layer

Merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.  Presentasion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2.    Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3.    Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia.

Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing,  karena, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

Kegagalan Implementasi ERP

  1. Terlalu meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan dan pelatihan sistem ERP.
  2. Kegagalan untuk melibatkan sumber daya manusia terkait didalam perencanaan dan pengembangan.
  3. Terlalu tergesa-gesa menerapkan ERP
  4. Kurangnya pelatihan
  5. Kegagalan melakukan konversi dan pengujian data
  6. Terlalu mengandalkan vendor ERP atau perusahaan konsultan
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.