ERP (Enterprice Resource Planning) dan Implementasinya dalam Sistem Informasi

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ini terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Karakteristik Sistem ERP :

  1. Merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu fungsi ERP harus dapat melakukan :

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari

1. Presentation Layer

Merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.  Presentasion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2.    Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3.    Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia.

Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing,  karena, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

Kegagalan Implementasi ERP

  1. Terlalu meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan dan pelatihan sistem ERP.
  2. Kegagalan untuk melibatkan sumber daya manusia terkait didalam perencanaan dan pengembangan.
  3. Terlalu tergesa-gesa menerapkan ERP
  4. Kurangnya pelatihan
  5. Kegagalan melakukan konversi dan pengujian data
  6. Terlalu mengandalkan vendor ERP atau perusahaan konsultan
Posted in Uncategorized | Comments Off on ERP (Enterprice Resource Planning) dan Implementasinya dalam Sistem Informasi

Apa Urgensi maintainability dari Suatu Software?

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi.

Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan system. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

1. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan    rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

3. Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan.   Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

Sedangkan Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan   baru (Product Transition).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki.

Menurut ISO (International Organization for Standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik Sub karakteristik
Functionality :

Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya.

Suitability, accuracy, interoperability, security
Reliability :

Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.

Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Time behaviour, Resource Utilization
Maintainability :

Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan)

Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability :

Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.

Adaptability, Installabili

Pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti:

  • Analyzability

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.

  • Changeability

Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

  • Stability dan Testability

Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

Posted in Uncategorized | Comments Off on Apa Urgensi maintainability dari Suatu Software?

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi?

Sebelum membedakan, definisi dari pengembangan software dan pengembangan sistem informasi  adalah sebagai berikut :

Menurut O’Brien, Sistem Informasi  adalah :

Sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi di dalam suatu organisasi.

Menurut  IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), Software adalah :

Suatu program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data.

Menurut  IEEE , Pengembangan software (software engineering ) adalah :

Aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.

Pengembangan sistem informasi adalah merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Hal yang perlu di pertimbangkan dalam pengembangan software yaitu :

1.  Produk dan software (terdiri dari program, dokumen, dan data)

2.  Proses pengembangannya (terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal)

System Development Life Cycle (SDLC) merupakan beberapa tahap pengembangan pemantauan produk dari perangkat lunak.  Contoh dari SDLC antara lain model waterfall, model V, model spiral, prototyping dan lain-lain. Sedangkan proses manajemen dalam pengembangan software lunak terdiri atas manajemen proyek, configuration management dan quality assurance management dan proses teknikal merupakan metode yang diaplikasikan pada tahap tertentu dalam pengembangan software, yang didalamnya termasuk metode analisis, metode desain, metode pemrograman, dan metode testing.

Tiga Elemen kunci dalam Pengembangan Software :

1.  Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Terdiri dari serangkaian tugas seperti perencanaan dan estimasi proyek

Software merupakan bagian terbesar dari sistem, sehingga pekerjaan dimulai dengan cara      menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database

Analisis kebutuhan sistem dan software

Merupakan suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

Desain struktur data

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

Sebelum membedakan, definisi dari pengembangan software dan pengembangan sistem informasi  adalah sebagai berikut :

Tiga Elemen kunci dalam Pengembangan Software :

1.  Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Terdiri dari serangkaian tugas seperti perencanaan dan estimasi proyek

Software merupakan bagian terbesar dari sistem, sehingga pekerjaan dimulai dengan cara      menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database

Analisis kebutuhan sistem dan software

Merupakan suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

Desain struktur data

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

1. Arsitektur program dan prosedur algoritma

Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

2. e. Coding

Merupakan proses penterjemahan desain ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

3. Testing dan pemeliharaan

Setelah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.  Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external.

2. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

  1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
  2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
  3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

3.  Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Tiga Metode Dalam Pengembangan Software yang secara luas digunakan, yaitu:

1. System Development Life Cycle (SDLC)

Adalah proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multi-langkah dari investigasi persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (sumber: Russel Kay, Computer World).

SDLC terdiri dari beberapa jenis model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya.

a. Spiral Model

Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya, seperti gambar berikut

Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

1. Komunikasi Pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun     komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

2. Perencanaan.Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber–sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

3. Analisis Risiko.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

4. Perekayasaan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

5. Konstruksi dan peluncuran.Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

6. Evaluasi pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.

b. Waterfall model

Fase atau tahapan yang terjadi pada waterfall model adalah sebagai berikut ::

1) Tahap Investigasi

Pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:

a)    Initialisasi: terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.

b)   Definisi formal:  dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala,   dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru.

c)    Uji kelayakan, yang terdiri dari:

  1. Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
  2. Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
  3. Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
  4. Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).

2) Tahap Analisa

Dalam tahapan ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:

a)    Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara     mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.

b)   Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).

c)    Menghasilkan desain sistem alternatif

d)   Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan

e)    Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.

3) Tahap Desain

Tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:

a)    User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design.

b)   Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.

c)    Process design, merupakan desain program prosedur sistem

4) Tahap Implementasi

Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti:

a)    Evaluasi hardware, software dan jasa

b)   Modifikasi dan pengembangan software

c)    Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.

d)   Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.

e)    Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.

f)     Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.

g)    Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain:

  1. Parallel strategy
  2. Pilot strategy
  3. Phased strategy dan
  4. Plunge strategy

5) Tahap Pemeliharaan (maintenance)

Pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.

Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain:

a. Keunggulan:

1)   Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2)   Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.

3)   Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen.

b. Kelemahan:

1)   Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).

2)   Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi

3)   Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.

4)   Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.

5)   Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.

2. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek.

Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase dibawah ini:

a. Bussiness modeling

Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

1)   Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis?

2)   Informasi apa yang di munculkan?

3)    Siapa yang memunculkanya?

4)    Ke mana informasi itu pergi?

5)   Siapa yang memprosesnya?

b. Data modeling

Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

c. Prosess modelling

Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

d. Aplication generation

RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada (pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat – alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

e. Testing and turnover

Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus dilatih secara penuh.

Keunggulan dan kelemahan model RAD adalah :

Keunggulan:

  1. Waktu pengembangan yang lebih singkat dan
  2. Biaya yang relatif lebih murah

Kelemahan:

  1. Tidak cocok untuk proyek skala besar
  2. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi
  3. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model
  4. Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini.

3. Prototyping

Proses pada model prototyping yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. User Requirements

Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan pada tahap ini.

b. Develope Prototype

Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah diketahui.

c. Revise Prototype

Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien. Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat digunakan, akan tetapi jika  prototype tersebut tidak sesuai, maka prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian dikembangkan prototype selanjutnya. Siklus ini (develop-revise prototype) akan terus berlangsung hingga didapatkan prototype sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien atau user.

Keunggulan dan kelemahan pada pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Keunggulan:

  1. Meningkatnya komunikasi antara user dan developer
  2. Peningkatan peran aktif user didalam proses pengembangan
  3. Peningkatan efisiensi waktu
  4. Implementasi sistem menjadi lebih mudah karena user turut berperan aktif didalam proses pengembangan

Kelemahan:

  1. Kurangnya fitur keamanan dan kontrol pada prototype akhir sistem
  2. Sistem akan sulit terbentuk jika proses evaluasi pada siklus prototype tidak mendapatkan titik temu.
  3. Dapat menyebabkan dokumentasi akhir yang tidak lengkap
  4. Developer lebih sulit mengendalikan ekspektasi user

Setiap metode pengembangan software memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, sehingga tidak ada metode pengembangan terbaik yang absolut, metode pengembangan prototyping cocok digunakan jika klien atau user lebih mementingkan kecepatan proses pengembangan dibandingkan dengan stabilitas sistem yang terbentuk, sementara jika klien menginginkan stabilitas sistem yang lebih baik maka metode SDLC lebih sesuai untuk digunakan.

Kesimpulan :

Pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.

Posted in Uncategorized | 2 Comments

Pengembangan Sistem Informasi : Outsourcing VS Insourcing

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Saat ini pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan dalam persaingan bisnis . Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi perusahaan pada awalnya hanya sekedar memiliki sistem informasi yang dapat menunjang  aktivitas bisnis harian, namun bila bisnis terus tumbuh dan berkembang dan perubahan tersebut tidak dapat di penuhi oleh sistem informasi sebelumnya maka perlu di pertimbangkan kebutuhan sistem informasi yang dapat  mendukung perkembangan dan perubahan bisnis yang semakin cepat.

Sistem Informasi  yang digunakan perusahaan hendaknya dapat  menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Terkait dengan kepentingan tersebut di butuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengidentifikasi masalah dan kebutuhan perusahaan sehingga meminimalisir risiko dalam  proses pengambilan keputusan .

Dalam pekerjaan membuat suatu sistem informasi, perusahaan perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan tersebut seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.  Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan sistem informasi dalam perusahaan, yaitu pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing.. Dalam makalah ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan in-sourcing dan out-sourcing, keunggulan dan kelemahan in-sourcing dan out-sourcing serta alasan-alasan yang mendasari suatu perusahaan memilih pendekatan tersebut dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.

PENGERTIAN DAN DEFINISI

Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat manajerial  dan   kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan.

Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu

–          mengumpulkan,

–          mengolah,

–          menyimpan dan

–          menyebarkan  informasi .

Definisi Outsourcing

Pelimpahan suatu proses bisnis kepada pihak di luar organisasi yang dianggap mahir dibidang tersebut.  Perusahaan mengambil pendekatan ini untuk lebih fokus meningkatkan performa “core competency” perusahaan. Misalnya perusahaan konsultan keuangan dengan 100 karyawan, yang menyerahkan urusan terkait IT, termasuk penyewaan, pemeliharaan komputer, pembuatan program dan sebagai, kepada suatu perusahaan outsource IT, sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain.

Definisi In sourcing

Pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan in-sourcing adalah faktor biaya.

PEMBAHASAN

Pendekatan Outsourcing

Pendekatan outsourcing merupakan pengalihan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.  Pendekatan out-sourcing umumnya dilakukan karena faktor anggaran perusahaan yang terbatas.

Berikut ini adalah gambar diagram yang menunjukkan proses yang dilakukan lewat cara outsourcing.

Dengan outsourcing, perusahaan membeli sistem informasi yang siap pakai, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada agar dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan. Selain itu lewat perusahaan outsource perusahaan pengguna outsource dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut  adalah gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Keuntungan dari pendekatan outsourcing

Keuntungan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource dalam mengembangkan sistem informasinya adalah :

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya, karena pekerjaan telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat melakukan alih skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang
  4. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna.
  5. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
  6. Bahasa pemrograman dan database disesuaikan dengan software yang sudah ada, sehingga menjadi seragam
  7. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada, karena staff IT mengetahui source codenya. Dengan tambahan keuntungan yaitu ditangani oleh tim yang lebih profesional di bidangnya, sehingga software yang dikembangkan lebih bagus kualitasnya.
  8. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir

Kelemahan Pendekatan Outsource

Kelemahan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource antara lain :

  1. Biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri
  2. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  3. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  4. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  5. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Dari uraian diatas dapat di simpulkan bahwa penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan biaya hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Alasan Penggunaan Pendekatan Secara Outsourcing

Alasan menggunakan outsourcing adalah tercapainya efektifitas dalam pemberdayaan sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan dan perusahaan tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, Selain itu adalah memberdayakan anak perusahaan dan kesiapan menghadapi kondisi bisnis yang sulit diprediksi.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah :

  1. Harga.
  2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider.
  3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan.
  5. Pengalaman pihak provider outsource.
  6. Eksistensinya dan lain-lainnya.

Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah :

  1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing.
  2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada.
  3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak.

Pro dan Kontra Pendekatan Outsourcing

Dalam pemilihan pendekatan secara outsourcing tentunya terdapat perbedaan pendapat yang mendasarinya. Tabel yang disajikan berikut merupakan pro dan kontra dalam penggunaan pendekatan outsourcing.

Pro-Outsourcing Kontra-Outsourcing
    1. Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
    2. Dapat mengurangi biaya.
    3. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
    4. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
    5. Merupakan modernisasi dunia usaha.
    6. Efektivitas manpower.
    7. Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
    8. Memberdayakan anak perusahaan.
    9. Dealing with unpredicted business condition.
    1. Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
    2. Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
    3. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
    4. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.

Pendekatan Insourcing

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut.

Contohnya divisi keuangan suatu perusahaan membutuhkan sistim informasi untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi keuangan dan kedua divisi tersebut masih dalam perusahaan yang sama.

Berdasarkan penellitian Mary Amiti dan Shang-Jin Wei di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai tenaga  insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi melalui pendekatan in-sourcing

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.
  4. Kedekatan departemen IT dan end user akan mempermudah komunikasi dalam pengembangan sistem.
  5. Pengembangan sistem dilakukan oleh orang IT, sehingga penerapan software/hardware relative lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  6. Biaya yang lebih murah karena tidak ada kontrak dengan biaya yang besar pada implementasi sistem dengan outsourcing.
  7. Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem karena yang menangani masih dalam perusahaan yang sama .
  8. Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

Kelemahan Penggunakan in-sourcing

  1. Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.
  2. Mengurangi fleksibilitas strategi.
  3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
  4. Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.
  5. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
  6. Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.
  7. End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.

Alasan Perusahaan Menggunakan Pendekatan Insourcing

Keputusan insourcing diambil jika perusahaan membandingkan kelemahan dari supplier dalam menangani pekerjaan yang dilakukan.  Manajemen perusahaan memilih keputusan ini dikarenakan sumberdaya internal masih cukup mampu menangani pekerjaan tersebut baik secara finansial dan kapabilitas SDM internalnya.

KESIMPULAN

Pendekatan outsourcing dan insourcing memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing.   Kebijakan perusahaan dalam memilih kedua pendekatan tersebut  tergantung pada situasi perusahaan.

Adakalanya pula perusahaan tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus.  Contohnya bila suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek.  Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Hal lain adalah bila perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Pilihan insourcing sebaiknya dilakukan jika perusahaan melihat ketidakmampuan atau kelemahan pihak vendor yang akan melakukan pekerjaan tersebut dengan cara mencari informasi dari perusahaan lain yang telah menggunakanan jasa dan produk dari perusahaan outsource, selain itu perusahaan juga harus melihat ketersediaan SDM yang dapat menangani  pekerjaan atau proyek tersebut.

Pemilihan mengenai mana yang akan di gunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, jika pekerjaan tersebut tidak terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalan keluarnya.  Hal yang terpenting dari pemanfaatan perusahaan outsource adalah bentuk kontrak kerjasama yang dibuat oleh perusahaan pengguna dan perusahaan outsourcing agar kinerja dan kualitas sesuai dengan yang diharapkan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. A. 1999. Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. 4rd Edition. McGraw-Hill. New York.

http://en.wikipedia.org/wiki/Selfsourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://searchcio-midmarket.techtarget.com/sDefinition/0,,sid183_gci1000947,00.html#

http://www.taufik.staff.ugm.ac.id/images/file/Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt

http://www2.muw.edu/~stollison/fall2007/bu294/13_choices_and_tools_of_the_sdlc.doc

http://sabukhitam.com/blog/topic/

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-153

http://swa.co.id/2006/02/pentingkah-outsourcing-itutanya/;

Link terkait :

http://www.setiabudi.name/archives/115http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-87

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/comment-page-1/#comment-92

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html#comment-form

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-information-technology-benefits/#home

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-51

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-174

http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-988

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4275

http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-68

http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-66767

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1603

http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5156

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

Posted in Uncategorized | 7 Comments

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs

Posted in Uncategorized | 1 Comment